OBJETIVO
El objetivo de este curso es dar a conocer y recordar ciertas normas de procedimiento de Ceremonial y Protocolo de uso común y cotidiano en todos los actos y ceremonias.

  ANTECEDENTES
Contrariamente a lo que se piensa, las reglas de Ceremonial y Protocolo están más vigentes que nunca en la vida de la sociedad moderna.  Aún cuando el sentir común considera a esta regulación como algo propio de altas esferas y de asuntos de Estado, la complejidad de la actividad en todos los aspectos, tanto públicos como privados, hace necesaria una reglamentación protocolar.
También es erróneo pensar que dichas normas, usos y costumbres tienen un carácter elitista y reservado que no se compadece con la igualdad a que ha conducido la democratización.  Lo cierto es lo contrario; el respeto a las normas de convivencia y cortesía contribuye a desarrollar la consideración y la deferencia que las personas comunes merecen en su trato recíproco.  En tal sentido se ha podido apreciar como en los últimos tiempos se extiende la inquietud por conocer las normas fundamentales del ceremonial y el protocolo en sectores que tradicionalmente permanecían más preocupados de sus quehaceres autónomos e internos.
Es evidente hoy en día, el enorme interés que han adquirido estos conocimientos para el sector privado en todo orden de cosas tales como:  el arte, los espectáculos, el deporte, la recreación y tantos otros largos de enumerar.
Las normas de Ceremonial y Protocolo han estado históricamente  unidas a las de la diplomacia, produciéndose por supuesto una evolución en su formalismo.
Desde el origen del hombre, toda norma de conducta que busque formas de acercamiento por medios pacíficos entre las tribus primitivas, desarrollará una labor elemental de diplomacia y con ella, reglas de procedimiento del ceremonial para llevarlas a cabo.
Los pueblos antiguos otorgan una especial representatividad al simbolismo y comportamiento ceremonial en sus relaciones con otras naciones.
En la Edad Media, la iglesia mantendrá la tradición y evolución de las relaciones internacionales, dentro de una diplomacia inorgánica.
La diplomacia moderna, con reglas ya establecidas, se inicia sólo con el Congreso de Viena, el año 1815.
Durante este proceso secular (por más de un siglo), el Ceremonial y Protocolo diplomático, basado en normas consuetudinarias o costumbristas, adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad.
En Chile, el primer Reglamento de Ceremonial para los Actos Oficiales data del año 1820.
Después de la administración Prieto, es quizás, don Andrés Bello quien primero da forma al ceremonial chileno.
El Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo vigente en el país es el Decreto Supremo Nº 150 de 13 de Febrero de 1990,  publicado en el Diario Oficial Nº 33.617 de 10 de Marzo de 1990.

III. DEFINICIONES

         Existe más de una definición sobre Ceremonial.  Asimismo, son numerosos los tratadistas que han utilizado sus propios términos para significar que es Protocolo.

         Coinciden si, todos ellos, en dar a estos conceptos un carácter de solemnidad en la actividad internacional o en la esfera oficial o pública de los Estados.

          Para el diccionario de la Real Academia Española, el Ceremonial es  "una serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne".
Define como acepción de Protocolo "la regla ceremonial, diplomática  o palatina, establecida por decreto o por costumbre".

          En otras palabras, el protocolo reconoce " las jerarquías del ordenamiento institucional".  Al efectuarlo, "instituye el rango de las autoridades y sus precedencias".

         En la vida religiosa católica encontramos más de un ejemplo de ceremonial y especialmente de protocolo.  En el Credo se dice que "Jesucristo subió a los cielos y está sentado a la DIESTRA de Dios Todopoderoso".

         Pero la máxima enseñanza se encuentra en la Biblia.  En el Evangelio según San Lucas, versículos "los invitados a las bodas", relata que Jesús observando como escogían los primeros asientos a las mesas, refirió a los convidados la siguiente parábola:

         "Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado por él y, viendo el que te convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON  VERGÜENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR.  Más, cuando fueres convidado, ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convidó te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa.  Porque cualquiera que se ENALTECE, será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO".
También en el Evangelio de San Mateo, al referirse a los bienes naturales y dones que nos envía Dios, Jesús formula la siguiente reflexión:
¿ Y quién de nosotros podrá, por mucho que se afane, añadir a su estatura un codo?

      PRECEDENCIA: Veamos, primero, que significado tiene este vocablo.

      Según el diccionario de la Lengua Española, Precedencia (del verbo preceder, derivado a su vez del latín 'preacedere' = ir delante o por delante) es:
  
  
      "Preeminencia o preferencia en el lugar y asiento.

      Primacía, superioridad..."
  
  
      Esta definición nos dirige ya hacia su precisa significación en el área del protocolo en general y en la específica del protocolo de las mesas.

      Pero antes, reflexionemos brevemente sobre la naturaleza y el sentido del término protocolo, pues la precedencia constituye su parte más esencial, de tal modo que sin la previa precedencia el protocolo no es posible.

      Para comenzar, podemos definir el protocolo, como el arte de la determinación y el establecimiento de las formas más idóneas para la eficaz ejecución de toda actividad humana, sociable, oficial y relevante.

      Vemos, pues, que los caracteres definitorios de esta actividad son:

      Su sociabilidad ha de ser realizada en la sociedad humana, con la acción y la participación de dos o más personas.
  
      Su oficialidad ha de ser una actividad oficial, es decir, que sea consecuencia de la acción del estado, en cualquiera de sus ámbitos o niveles. Ha de llevarse a cabo, por tanto, en el seno de la estructura del estado.
    
      Su relevancia ha de ser importante, pues una actividad humana, que teniendo los dos caracteres anteriores no alcance un mínimo nivel de relevancia, no puede ser objeto del protocolo.

      Como la acción objeto del protocolo ha de ser realizada por, o con, la participación de dos o más personas, ello exige el establecimiento de un orden en las mismas, previo a la actividad que vayan a desarrollar, para que ésta sea eficaz, es decir, implica la previa determinación de su precedencia.

      En consecuencia, y desde la óptica del protocolo, podemos definir ya la Precedencia como:

         "El previo establecimiento de un orden entre las personas que realizan o participan en una actividad que afecta al protocolo, en función de su preeminencia, primacía, rango, nivel o relevancia, en el seno de la estructura y de la sociedad misma, que integran el estado, para obtener la máxima eficacia de la mencionada actividad"   
     En esta definición aparecen ya las dos interpretaciones que pueden darse de la Precedencia:

      En sentido estricto: la ordenación de las personas, en virtud de su nivel o rango oficial, estableciendo por norma legal, tradición o uso.

      En sentido amplio: la ordenación de las personas, en virtud de su importancia real en la sociedad, soporte del Estado.

      A diferencia del primer tipo de precedencia, claro y preciso, el segundo no lo es. Sin embargo, siempre, y más aún en el tema de las mesas, por las razones que a continuación expondremos, es esencial tenerlo en cuenta.

      Hemos dicho que el objeto del protocolo y de la previa precedencia es la eficacia de las actividades, actos o ceremonias humanas antes descritos.

      Pero para obtener esta eficacia, es necesaria la razonable y precisa ordenación de los sujetos. Es decir, que los objetos estén en su sitio.

      Si estas personas tienen su sitio predeterminado en una relación oficial, no hay problema. Sí lo hay cuando la persona, por su importancia, aún teniendo un sitio relevante en la sociedad, este sitio no está incluido en una lista de precedencias.

      Dicho de otro modo: existen dos colectivos de personalidades:

      Las que tienen su sitio establecido en una relación oficial u oficiosa.
  
      Las que, siendo importantes, no lo tienen.

      Pues bien, cuando las personas de estos dos colectivos coinciden en la ejecución de una actividad, ¿Qué se hace?

      Muy sencillo: aplicar el denominado "peinado" o "interpolación" de las personas, con su integración en una precedencia única, aunque procedan de diferentes colectivos.

      La misma solución cuando se trata de personas que, aun teniendo todas una precedencia definida, pertenecen a dos o más grupos de naturaleza distinta, con precedencias diferentes (por ejemplo: autoridades civiles y militares, o autoridades civiles, militares y eclesiásticas), y estos grupos no tienen como tales, en el acto en cuestión, un lugar propio, separado y determinado.

IV. El Protocolo 

A. Concepto de Precedencia

De conformidad a las normas de protocolo es posible definir la precedencia como "LA UBICACIÓN QUE LE CORRESPONDE A UNA AUTORIDAD O PERSONALIDAD NACIONAL O EXTRANJERA, EN LOS DISTINTOS ACTOS O CEREMONIAS".

El diccionario de la Real Academia Española asimila el vocablo de precedencia a " primacía" y a "superioridad". Lo define como "preeminencia o preferencia en el lugar y   asiento y, en algunos actos honoríficos".

Consecuente con lo anterior, el protocolo oficial de la Asociación ha sido elaborado para eliminar confusión en el reconocimiento adecuado de los leones dignatarios.  Ya sea para presentación o para disposición de asientos, el protocolo oficial da respuesta simple y definitiva a la pregunta ¿QUIÉN  PRIMERO?

Las presentaciones generalmente comienzan a hacerse con  las personas de menor rango en el orden de precedencia y terminan con el sujeto más importante.

Cuando en un acto o ceremonia estuvieran presentes autoridades , debe ponerse en práctica una combinación de costumbres locales (Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo del país) y sentido común (analogía), para decidir el orden de precedencia en que serán presentados.

Se debe tener presente los conceptos de "representación y subrogancia".

B. Orden de Precedencia

A las autoridades  se les reconocerá el siguiente orden de precedencia:

1.         Presidente 

2.         Ex presidente inmediato
3.         Vicepresidentes internacionales (en orden de rango)
4.         Directores internacionales  (a)
5.         Ex presidentes internacionales  (b)
6.         Ex directores internacionales  (c)
7.         Presidentes de Consejo de Gobernadores  (a)
8.         Gobernadores de distrito  (a)
9.        Administrador ejecutivo de la Asociación
10.      Secretario de la Asociación
11.      Tesorero de la Asociación
12.      Ex presidentes del Consejo  (c)
13.      Ex gobernadores de distrito inmediato  (a)
14.      Vicegobernadores de distrito  (a)
15.      Ex gobernador de distrito  (c)
16.      Secretarios de distrito múltiple (voluntarios)  (a)
17.      Tesoreros de distrito múltiple (voluntarios)  (a)
18.      Secretarios de distrito  (a)
19.      Tesoreros de distrito  (a)
20.      Jefes de región  (a)
21.      Jefes de zona  (a)
22.      Asesores distritales  (a)
23.      Presidentes de clubes  (a)
24.      Ex presidentes inmediatos de club  (a)
25.      Secretarios de club  (a)
26.      Tesoreros de club  (a)
27.      Ex presidentes de club  (c)
28.      Secretarios de distrito múltiple (a sueldo)  (a)
29.      Tesoreros de distrito múltiple (a sueldo)  (a)

Explicación de las notas:

(a) Si estuvieren presentes dos o más, se les reconocerá en orden alfabético de apellido. Si el apellido de ambos comienza por la misma letra, se sigue en orden alfabético de la segunda letra y, así sucesivamente.

Si el apellido fuese idéntico, se sigue el mismo procedimiento con el nombre.  Si el nombre es el mismo, entonces con el segundo nombre.  En el raro caso de que todos sus nombres y apellidos sean iguales, se reconocerá primero al que más tiempo lleva como socio

(b) Si estuvieren presente dos o más, se le dará precedencia al que ejerció su cargo más recientemente y, así    sucesivamente.

(c) Si estuvieren presentes dos o más, se da precedencia de la misma manera como a los ex presidentes internacionales (véase el punto b.).  En caso de estar presentes dos o más ex directores internacionales que ejercieron durante los mismos años, se seguirá el procedimiento explicado en el punto a.

V. Planos Sobre Aplicación de la Precedencia

En la aplicación de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se trata de la ubicación en vehículos o carruajes; en testeras; en estrados o en mesas.

A. En Vehículos o Carruajes.

En los vehículos o carruajes, los asientos se distribuirán de acuerdo a su tipo, en la siguiente forma:
En el asiento de fondo, a la derecha, irá la persona de más alto rango, por ser el lugar de honor; a la izquierda el que siga en precedencia. Si son tres las personas que ocupan el vehículo o carruaje, el de menor rango irá en el asiento delantero, al lado del conductor.
 

Si son cuatro los ocupantes, el lugar más importante siempre corresponde al fondo a la derecha; el segundo lugar es el de la izquierda de éste; el tercero frente al primero; y, el cuarto frente al segundo.

La persona invitada irá siempre ubicada al fondo a la derecha. Quien invita o el dueño del vehículo ocupará el lugar del fondo a la izquierda.
Si son tres personas, de rango equivalente, la de menor rango se ubicará al centro, esto es, entre quienes ocupan los lugares del fondo a la derecha y a la izquierda.
Esta situación sólo es precedente si quien va a ocupar el lugar del centro es una señora (esposa de cualquier de los dos ocupantes).
 

Si el vehículo está ubicado de modo que la persona que debe ocupar el lugar de honor queda al lado de la vereda, quien ocupa el asiento del fondo a la izquierda deberá subir por la puerta del lado de la calle, evitando pasar por delante de la persona de mayor rango. Al llegar el vehículo debe estacionarse de manera que la persona de mayor rango descienda en primer lugar.
En estricto protocolo, en cada vehículo sólo debe ubicarse a dos personas. El ataché que acompaña se ubicará en el asiento delantero.
La persona de más rango subirá primero al vehículo o carruaje, debiendo hacerlo los demás según su orden de precedencia. Para el descenso, se procederá a la inversa, esto es, el de menor rango lo hará primero y el de mayor al último.
Si la persona que conduce un automóvil no es un chofer sino el dueño de éste, o, alguien de rango protocolar semejante a sus pasajeros, el lugar a la derecha de quien conduce pasa a tener una importancia diferente y puede constituirse, eventualmente, en el asiento de honor.
 

B. En Testeras

En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principal vendría a ocupar el asiento número dos, siguiéndole los  otros  oradores en orden de precedencia.
Siempre que sea posible, debe haber el mismo número de asientos a la derecha y a la izquierda de la persona que preside la reunión.
 

AUDITORIO

7

5

3

1

2

4

6

En una testera en que se ha colocado un podio al centro de ésta, la disposición de asientos es esencialmente igual, salvo que la persona que preside la reunión siempre se sienta a la izquierda del podio y el orador principal a la derecha.

AUDITORIO

7

5

3

1

PODIO

2

4

6

8

Cuando están presentes las esposas, deben sentarse a la izquierda del esposo si éste está en el lado izquierdo de la mesa; y a la derecha del esposo, si éste se ubica en el lado derecho de la mesa.

AUDITORIO

5

C

3

A

1

PODIO

2

B

4

D

6

C. En Estrados

En un estrado las personas pueden estar de pie o sentadas. Esta circunstancia no influye para los efectos de la precedencia.
El lugar más importante es el centro, el segundo es la derecha de éste (izquierda del espectador), el tercero a la izquierda del centro (derecha del espectador) y, así sucesivamente, alternándose de derecha a izquierda.
En aquellos actos o ceremonias que se realizan en estrados, a los que concurra el Presidente de la República acompañado de su señora, ella se ubicará a la derecha del Presidente.
 

D. En Mesas

En las grandes comidas de gala o en los banquetes, las mesas pueden ser de distintos tipos.

Mesa Imperial:
Se llama así a la mesa única rectangular u ovalada.

En las grandes comidas de gala o en los banquetes, las mesas pueden ser de distintos tipos.

Ventajas:

• Permite las dos presidencias clásicas, situadas una enfrente de la otra, pues por su extensión y especial naturaleza sólo admite presidencias a la francesa.
• Permite asimismo un claro y fácil ordenamiento y ubicación de los comensales.

Inconvenientes:

• Su gran tamaño.
• La necesidad de un comedor de amplias dimensiones. Por estas características este tipo de mesa es excepcional. En general sólo existe en los viejos palacios o en ciertas instituciones del Estado.
  En este tipo de mesa los dueños de casa deben sentarse frente a frente. El invitado de honor se ubicará a la derecha de la dueña de casa. La esposa del invitado de honor o la señora de mayor precedencia (si el invitado de honor es soltero) se sentará a la derecha del dueño de casa.
  Si asiste el Presidente de la República y señora es costumbre que los dueños de casa cedan sus lugares a éstos. El dueño de casa, ocupará en tal caso, la izquierda de la esposa del Presidente y la dueña de casa se ubicará a la izquierda del Jefe de Estado.

 

Hay ocasiones en banquetes y comidas, en razón del número de invitados, en que la mesa rectangular no tiene capacidad suficiente. En tales casos se utilizan mesas en forma de “T”, de “U” o de “M”.
Aunque estas mesas no son consideradas rigurosamente protocolares, son aceptadas.
En la actualidad, se acostumbra colocar una mesa de honor rectangular, con asientos sólo a un lado de ella y mesas redondas que pueden ser de seis, ocho o diez personas, para los demás invitados.

Diagrama de mesas rectangulares
 

Mesa rectangular para comida de hombres solos.

En caso de que el número de invitados sea un múltiplo de 4., como lo son  12, 16, 20, 24, etc., las cabeceras corresponde colocarlas en los centros de la mesa.

Mesa rectangular para comida con señoras.

(La precedencia de las señoras se han indicado con letras, por orden alfabético).

En el anterior tipo de mesa, cuando participan señoras, conviene hacer presidir dos damas o dos hombres, con el objeto de evitar que en los extremos queden dos señoras y dos hombres juntos.

Cuando a una comida asisten personalidades de jerarquía más o menos similar, con señoras, es aconsejable colocar cuatro cabeceras.

Mesas en Forma de “T”, en “U” o en “M”

La precedencia en estas mesas debe ser la siguiente:

Mesa con forma de "T" solamente hombres.

Mesa "T" con asistencia de señoras.

Mesa con forma de "U" solamente hombres.

Mesa "U" con asistencia de señoras.

Mesa con forma de "M" solamente hombres.

Mesa "M" con asistencia de señoras.

Cuando concurra un huésped de honor con su señora, la cabecera de las mesas en “T”, en “U” o en “M”, podrá modificarse así:

La Mesa Única en Peine muy usada en galas.

Desarrollo a su vez de la mesa en "U", con el añadido de brazos intermedios, paralelos a los extremos y perpendiculares de la "U".

Muy utilizado en grandes banquetes, para poder sentar a un número elevado de comensales.

MESAS CIRCULARES

En la mesa circular la precedencia sigue el orden alternado de la mesa rectangular.

La mesa circular es de preferente aplicación en comidas y banquetes de numerosos invitados.

En un gran comedor, las mesas circulares complementan la mesa de honor que preside el evento.

Si la mesa de honor se encuentra en un extremo del comedor es recomendable NO emplear dos cabeceras, a fin de que ningún invitado le dé la espalda.

Las mesas circulares permiten cierta flexibilidad en las precedencias. Sin embargo, existe una precedencia según su ubicación en el comedor. Cada una de ellas debe ir presidida, según su rango, por una personalidad.

Mesa circular para hombres solos con una cabecera

Mesa circular para hombres solos con dos cabeceras.

Mesa circular con señoras.

Precedencia de mesas circulares en un comedor grande.

Mesa de honor rectangular y precedencia de mesas circulares.

Diagrama de mesas de dos, tres y cuatro personas:

Dos personas.

Tres personas.

Cuatro personas.

VI    TITULOS Y TRATAMIENTO A AUTORIDADES

Corresponde un tratamiento especial, según su rango y jerarquía, a las altas autoridades nacionales y extranjeras.

En algunos casos, el tratamiento epistolar varía del trato personal o verbal.

Autoridades Nacionales.

Presidente de la República.

(Epistolar) "Excelentísimo señor" o "Su Excelencia". (Verbal)   "Excelencia" o "Señor Presidente". Congreso Nacional.

Senadores y Diputados.

(Epistolar) ”Honorable".

(Verbal)   "Señor Senado?' o "Señor Diputado".

Poder Judicial.

Corte Suprema. "Excelentísima".

Cortes de Apelaciones. “llustrísima".

Miembros de estos tribunales y Jueces de Letras. "Señoría". Ministros de estado. "Señor Ministro”

Autoridades Eclesiásticas. Cardenal.

(Epistolar". "Eminencia Reverendísima". (Verbal).   "Monseñor". Arzobispos y Obispos.

(Epistolar). "Excelencia". (Verbal).   'Monseñor".

Jefe de la Iglesia Ortodoxa. (Epistolar). "Patriarca".

(Verbal).    "Su Beatitud".

Iglesias Cristianas Protestantes.

Superiores. "Honorable Pastor".

Autoridades Extranjeras.
Papa. "Su Santidad, Beatísimo Padre". Emperador. "Su Majestad imperial". Rey, Reina. "Su Majestad".
Príncipe Consorte. "Su Alteza real".
Presidente de la República. "Excelentísimo Señor”
Jefes de Misiones Diplomáticas Extranjeras.
Nuncio Apostólico. "Su Excelencia Reverendísima7'. Embajadores. 'Excelentísimo Señor".

Encargado de Negocios. "Honorable Señor".
Representante de Organismos Internacionales. 'Honorable Señor”

Pautas de Procedimientos

1. Antes que llegue la Autoridad.
Tan pronto como el Departamento de Protocolo e Itinerarios de la Sede Internacional confirme la visita oficial, debe difundirse al distrito la más amplia información al respecto. A su vez, la autoridad local debe remitirle, por lo menos, una copia de la agenda preliminar del evento, especificándole a que actividades se espera que asista.
Cuando la agenda final ya esté lista, se le debe enviar una copia especificando a que eventos tiene que asistir y, especialmente, en cuales tiene que participar.
Se le debe especificar el tipo de vestuario para cada una de las actividades (de etiqueta, de calle, sport, etc.), lo que será una valiosa información para la esposa.
Si la visita no está familiarizada con el clima de la región, es conveniente proporcionarle información de utilidad (lluvia, calor, frío, paraguas, impermeable, etc.).
Es importante proporcionar al visitante el máximo de literatura sobre las actividades del distrito.

2. Llegada y bienvenida.
A la autoridad y a su esposa debe esperarlo a su llegada, normalmente en aeropuerto, quien preside la reunión o convención (PresidDirectorio  o Gerente General ) con su esposa y una delegación prudente. Si las ocupaciones y el tiempo de esta persona no permiten que se encargue de esto, esta importante función debe delegarse en otra autoridad (Directores, Gerente de RRHH y Representante Legal).
Si lo permiten en el aeropuerto, se debe recibir a la autoridad a la salida del avión (Asesor de Ceremonial y Protocolo). Si no se conoce al visitante, éste se identifica con el distintivoinstitucional. Por su parte el receptor se identifica para la autoridad vistiendo ropa protocolar y portando el distintivo correspondiente.
Si no pudiese recibirse al orador a la salida del avión (disposiciones reglamentarias; aduana u otros), se debe determinar con antelación donde se van a encontrar.
Después de dar la bienvenida a la autoridad, se presenta al comité de recepción.
Es muy conveniente que uno o dos funcionarios  institucionales se encarguen del equipaje del visitante, a fin de evitarle esta molestia.

Efectuadas las presentaciones y los trámites de aduana, se debe conducir a la autoridad al automóvil que lo trasladará a su hotel. Es conveniente contar con un auto adicional para cualquier emergencia.

3. Al llegar al hotel.

Con anticipación a la llegada de la visita al hotel, es conveniente inspeccionar la habitación, con el objeto de subsanar cualquier detalle o inconveniente.
Es de buen gusto recibir la visita con refrigerios, flores a algún tipo de bebida. Así mismo, es recomendable proporcionarle los periódicos locales u otras publicaciones; como imprescindible es entregarle una agenda y/o programa detallado, comentándolo con él o fijando una cita para tal efecto.

4. Anfitriones.

Lo más importante que se puede hacer para que la visita de¡ dignatario sea fructífera y placentera es asignar a un Director  o Gerente General y a su esposa para que se desempeñen como anfitriones de tiempo completo, ya que es muy posible que el orador y su esposa tengan actividades diferentes y a distintos horarios y, por lo tanto, deben ser acompañados por alguien.
La autoridad visitante y su esposa nunca deben andar por su cuenta, inseguros del lugar y de la hora del evento. El acompañante o attaché debe revisar el programa en detalle con el orador y su esposa. Debe establecerse con anticipación a que hora se les va a recoger y recordarles el vestuario requerido, si es del caso.
Es importante que la programación considere un tiempo de descanso prudente entre una y otra actividad.
 

5. Despedida.

Cuando llegue la hora de partir, se debe ser tan cuidadoso como en la llegada. Será necesario encargarse de todos los pormenores relacionados con el transporte y confirmación del vuelo.
Es importante establecer la hora en que se va a recoger el equipaje y la del traslado al aeropuerto.
Si es posible, así debe serio, el anfitrión debe acompañar a la visita desde el hotel hasta el lugar de embarque. Se debe tener la información precisa de si el avión saldrá a tiempo o tendrá retraso, ya que si así fuere se acompañará en todo momento a la visita. Si el retraso es tan serio que signifique quedarse otra noche, se debe encargar de su alojamiento y transporte.
Finalmente, es muy importante que el comité de despedida se encuentre en el aeropuerto con la debida antelación.
Eso da buena imagen de organización y dejará en la visita y su esposa una grata sensación.

Es conveniente y necesario considerar que a todos los invitados  debe tratárselos como un miembro de la familia o como a un amigo cercano- la etiqueta, el ceremonial y el protocolo están basados en el sentido común y la cortesía.
Si se desea cumplir con esta norma, tenga en cuenta la siguiente Lista de Verificación:

• ¿Se ha enviado al invitado toda la información sobre el evento?
• ¿Se tiene el número de vuelo y la hora de llegada?
• ¿Se han hecho todas las coordinaciones con las autoridades del aeropuerto, la Policía de Investigaciones y el Servicio de Aduanas?
• ¿Se han tomado todas las providencias del caso para recibir al orador y a su esposa y, llevarlos al hotel?
• ¿Se ha designado al matrimonio anfitrión?
• ¿Se ha designado oportunamente al comité de recepción?
• ¿Se cuenta con los autos suficientes para una cómoda transportación?
• ¿Qué actividades específicas le ha asignado al Asesor de ceremonial y Protocolo?
• ¿A los autos de la comitiva se les ha colocado algún distintivo leonístico. (gallardete, logo u otros)
• ¿Ha efectuado las coordinaciones del caso con Carabineros de Chile?
• ¿De acuerdo con el tiempo de permanencia de la visita, le ha concertado alguna entrevista o audiencia con autoridades de gobierno?
• ¿Al invitado se le ha registrado oportunamente en el hotel?
• ¿Se ha inspeccionado previamente la habitación del huésped?
• ¿Se ha tomado en cuenta la cortesía de esperar al dignatario con flores en su habitación; refrigerios, dulces y bebidas?
• ¿Se le tiene al huésped la prensa local?
• ¿Se ha comprobado si el hotel cuenta con servicio médico - dental? -  ¿De no existir éste, se tomaron las medidas del caso?
• ¿Se ha considerado lugares de interés para posibles visitas o algunos locales comerciales para efectuar compras?
• ¿Se ha planificado las presentaciones u la disposición de asientos de acuerdo a lo estipulado en el protocolo oficial?
• ¿La programación ha planeado incluir suficiente tiempo de descanso? ¿Se ha programado el regreso y despedida de la visita?
• ¿Se ha considerado en todas estas actividades al Asesor de Ceremonial y Protocolo?
• ¿Se ha previsto el envío posterior de una carta de agradecimiento al visitante?

En general, el invitado de honor  se pone en contacto con la organización o viceversa,  para concretar una fecha que sea satisfactoria para ambas partes.
Después de esto, la institución debe ratificar por escrito al invitado de  honor la fecha de su visita.
La visita oficial del invitado de honor no debe interferir otros programas, pero si es lo más relevante de la reunión.
Se le debe reservar, por lo menos, treinta minutos para su intervención.
Si se desea que el invitado de  honor haga entrega de premios o distinciones, se le debe proporcionar todos los antecedentes al respecto.
La visita del invitado de  honor  se debe seguir el protocolo oficial en todos sus aspectos.
El invitado de honor será recibido en la puerta del local de reunión por el presidente del club acompañado por parte de su directiva, en cantidad prudente.
Si el invitado de  honor es acompañado por su esposa, también en la recepción deberán estar presentes las esposas de los directivos.

En consideración a que existen invitados fuera de la región Metropolitana, si el tiempo lo permite y la ocasión lo amerita, es conveniente programar una visita de cortesía al Intendente; Gobernador o Alcalde de la localidad, según sea el caso.
Otra alternativa sería invitar al funcionario de gobierno a la reunión oficial, a pesar de que esto se estima no ser lo más adecuado.
También sería provechoso que se invitara a esta reunión a los medios de comunicación, a fin de que den cobertura a la intervención del personero  de  gobierno.
De ser posible, es conveniente proporcionar a la prensa hablada y escrita los datos biográficos y la fotografía del invitado principal.
Al término de la visita oficial, Al igual que a su llegada, elinvitado principal debe ser despedido por las mismas personas que lo recibieron.

Estas normas de procedimiento, en su justa medida, son aplicables en su totalidad a las visitas oficiales  

1. RECINTO

• a.- Dar a conocer todos los antecedentes del sector de la reunión para su fácil ubicación- en lo posible ilustrarlo con un gráfico.
• b.- Considerar el máximo posible de estacionamientos para vehículos automóviles.
• c.- Buena señalización exterior e interior para el fácil acceso al lugar de reunión y locales anexos. (Acreditación- cancelaciones; dependencias para talleres y otros que se requieran.)

2.- SALON AUDITORIO

2.1. Testera.

• a. Mesa de trabajo con capacidad para 7 a 9 personas. (Siempre número impar).
• b. Cubierta de mesa (mantel o carpeta) en lo posible con los colores.
• c. Indicadores de ubicación de los miembros del gabinete e invitados especiales.
• d. Micrófono (s) de sobremesa; en lo posible, por lo menos uno. e. Banderas de sobremesa (Domador Mayor) f Jarros con agua y vasos.
• e. Wellcome.
• f. Pabellón Nacional ( anfitrión) y Bandera.
• h. Estandarte de la Nación y de la Organización (anfitrión).
• i. Mástiles para banderas y estandartes.

2.2. Podio.

• a. Debe tener insignia o el símbolo de la institución, en su frontis.
• b. Micrófono y pedestal adecuado.
• c. Suficiente iluminación para facilitar una buena lectura.
• d. Vaso con agua.

2.3. Audio.

• a. Amplificación suficiente para todo el salón.
• b. Micrófono(s) para la testera y podio.
• c. Himno Nacional . (Domador mayor).
• d. Encargado del cassette con la ejecución de los himnos. (Designa  anfitrión).            Debe ser un león.

3. AUDITORIO.

• a. Aseo y presentación.
• b. Iluminación adecuada.
• c. Designación de ubicaciones para:1) Autoridades  y civiles no consideradas en la testera. 2) Esposas de las autoridades de la testera. 3) Gabinete del gobernador. 4) Jefes de Región. 5) Jefes de Zona.
• d. Facilidades para colocar estandartes leonísticos de los clubes participantes.
• e. Calefacción, si fuese necesario.

4. BAÑOS

• a. Damas.
• b. Varones.
• c. Aseos.
• d. Utiles de aseo personal: 1) Toallas. (Género o papel). 2) Papel higiénico.
  3) Jabón. (Sólido o líquido).

5. COMEDOR.

(Almuerzo de Convivencia).

 S. 1. Mesa Principal o de Honor.

5.1. Salón
a. Ubicación de autoridades conforme a precedencia protocolar.
b. Considerar que autoridades participan con esposas.
c. Indicadores de ubicación de las autoridades. (Asesor distrital).

d. Ornamentación Institucional.

e. Prever micrófono.

5.2. Otras mesas.
a. Libertad de acción para ocuparlas.
b. En lo posible, presididas por una autoridad o  director  institucional

5.3. Baños.
Idem punto 4.

Nota: Para el desarrollo de todas las actividades enumeradas, es conveniente designar comisiones a cargo.