Organización de un Evento

  Organización de un Evento

“Planear un evento exitoso requiere las mismas estrategias que ganar una guerra. Para triunfar, hay que prever las adversidades, visualizar la victoria y planear el camino para alcanzarlas”.
Nuestra victoria será que el evento se desarrolle como lo hemos imaginado, sin tropiezos, eficiente en el cumplimiento de su objetivo comunicacional, grato a los cinco sentidos y, ojalá, tan original que sea recordado mucho tiempo por los afortunados asistentes.
Pero para convertir nuestro proyecto en esa realidad, será necesario planificar los pasos para concretarla, organizar nuestro tiempo para ejecutar todas las tareas, grandes y pequeñas, anticipar y enfrentar los problemas o dificultades que puedan presentarse.
Nos ayudarán, en esta organización, los siguientes documentos básicos:

1. El Programa.
El Programa es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento. Generalmente se envía junto con la invitación o se entrega al público a medida que éste ingresa.
En una ceremonia de graduación por ejemplo, el programa indica el orden de los discursos, entrega de diplomas, intermedios musicales u otros. Como el programa quedará de recuerdo para los graduados y sus familiares, es habitual incluir en él los nombres de quienes se titulan, los de las autoridades y profesores-guía, además de oros textos copo el juramento de titulación o el himno de la institución.
Pero a pesar de esos detalles, el programa no pasa de ser un enunciado sucinto: es como la punta que asoma un iceberg. Lo que queda oculto (siete octavas partes del iceberg) es el movimiento de persona, equipos y objetos diversos que se ha programado en el timming.

2. El Timming.Corresponde al desglose de lo que ocurrirá el (o los) día(s) mismo(s) del Evento, desde, a lo menos, una hora antes de la llegada de los invitados hasta que todos, incluyendo a los organizadores y a las personas que trabajan en distintas áreas, abandone el local.
Hay dos formas básicas de organizar el timming. La más simple es un listado, ordenado cronológicamente, con las siguientes columnas:

- Hora
- Actividad
- Encargado
- Ubicación

Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esta forma de programar dificulta señalar acciones simultáneas, como por ejemplo, encendido de las luces, conexiones de micrófonos y actuación de una persona o grupo. Pero funciona perfectamente si lo que estamos organizando es un evento con diversas actividades, deportivas por ejemplo, en un lugar como un parque o un club.
Para el caso de una graduación o ceremonia semejante, resulta preferible diseñar un gráfico más detallado. Se organiza en columnas verticales que indicarán:

- Movimiento y actividades de personas.
- Movimientos de equipos y objetos.
- Cambios de escenografía.
- Apertura y cierre de cortinas y puertas.
- Conexión y desconexión de micrófonos.
- Accionamiento de luces y proyecciones.
- Otros.

En franjas horizontales se indicará el tiempo (la hora) en que debe ocurrir cada acción. Estas franjas tendrán distinta duración, desde 30 segundos hasta 15 minutos. A cada enunciado del programa, corresponderá un grupo de franjas horizontales que especificará las acciones necesarias para su implementación. En eventos más complejos, la variedad de columnas verticales será mayor y se detallará más finamente el horario. Por ejemplo, se asignará turnos de maquillaje y peluquería a los distintos actores. Igualmente, deberá distribuirse la supervisión general asignando tareas específicas a cada uno de los miembros del equipo organizador. En este caso, habrá que preparar y entregar listas individuales de chequeo.
Si las condiciones lo permite, lo ideal es operar como los estudios de televisión o los grandes teatros, en los que los técnicos están provistos de audífonos, a través de los cuales reciben señales del director.
Es conveniente y, frecuentemente, imprescindible, realizar un ensayo general y medir el tiempo necesario para el desplazamiento de personas u objetos, los descansos de los músicos y otros, considerando las distancias a baños y camarines.
La fluidez del desarrollo del evento se apoya en un timming bien pensado y bien ejecutado. Los “baches” o faltas de continuidad no solo evidencian errores de organización, sino que desconciertan y hacen perder concentración, emoción y entusiasmo a los participantes.

3. El Cronograma.
También llamado carta gantt, el cronograma es un gráfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organización y seguimiento en la preparación de eventos.

El cronograma sirve para:

- Optimizar el uso del tiempo.
- No olvidar ni dejar rezagado ningún aspecto.
- Encargar responsabilidades especificas a cada miembro del equipo.
- Preveer contratiempos y atrasos.
- Controlar y corregir el avance del trabajo.
- Apoyar la preparación del presupuesto.

El cronograma tiene un aspecto similar al timming, pero abarca un tiempo muchísimo mayor, desde el encargo ale equipo producto hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Este desarrollo cronológico se separa en días, semanas y meses en la coordenada horizontal.
En la coordenada vertical, se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con el mayor grado de desglose posible.
Para preparar un cronograma comenzaremos entonces por hacer un listado detallado de actividades. A continuación, definiremos el tiempo necesario para cada una de ellas. Con estos antecedentes, podemos construir las series de actividades sucesivas y sus entrelazamientos.
El paso siguiente será la compatibilización de las distintas series y la asignación de fechas de ejecución, priorizando las tareas más largas y complejas y cautelando los pasos críticos.
Los rubros habituales en el cronograma de un evento son:

a) Infraestructura.· Obtención del local.
· Acondicionamiento.
- Levantamiento.
- Proyecto.
· Ejecución.
- Equipos audiovisuales.
- Iluminación.
- Ambientación corporativa.
- Mobiliario.
- Decoración.

b) Entrega del mensaje.
· Discursos.
· Folletería
· Exposición
· Piezas audiovisuales.
· Regalos y premios.

c) Animación y entretención.· Actividades participativas.
· Animadores.
· Música en vivo y/o grabada
· Números artísticos y de variedades.
· Proyecciones.

d) Gastronomía.

e) Recursos humanos
· Promotoras.
- Contratación
- Entrenamiento
· Supervisores.
· Guardias de seguridad.

f) Aspectos complementarios.· Embalaje y transporte.
· Vestuario.
· Peluquería y maquillaje
· Invitaciones.

g) Utilización promocional del evento.
· Fotografía, grabación y/o filmación.
· Invitaciones a la prensa.
· Inserciones y publicaciones.

h) Evaluación del evento.
El cronograma no termina el día del evento. Habrá actividades posteriores, entre las que se encuentra la evaluación, tanto interna como con el mandante, la entrega del local, pagos, etc.
Cada evento presenta características diferentes y requerirá que su cronograma se más detallado en aspectos específicos.

4. El Presupuesto.
Aunque para todo el mundo está claro que el presupuesto tiene que ver con dinero, hay algunas confusiones en el uso del término. Desde luego, decir presupuesto indica suposición previa de gastos a realizar. Pero incluso dentro de esta precisión, se entiende habitualmente dos conceptos diferentes:

- Dinero disponible para un fin determinado.
- Calculo estimativo de costos.

El presupuesto de un evento constará, con algunas variantes de los siguientes rubros:

a) Gastos directos· Compras
· Arriendos
· Sueldos, honorarios y leyes sociales.
· Transporte
· Seguros
· Sub-contratos
- Gastronomía
- Imprenta
- Música y amplificación
- Grabación y fotografía
- Inserción y publicaciones
- Florería y decoración
- Etc.

b) Gastos Generales
· Arriendo, dividendo o costo mensual o estimado de oficina.
· Consumos
- Luz.
- Agua.
- Teléfono
- Internet.
- Etc.
· Sueldos y honorarios del personal permanente.
· Gastos de librería y copias.
· Colaciones, útiles de aseo, etc.

c) Imprevistos: Se basan en la presunción de que habrá gastos no incluidos originalmente en el presupuesto, ya sea por accidente de cualquier tipo, situaciones anómalas o no consideradas o, simplemente, por olvido.

d) Utilidades: habitualmente, se estiman en un porcentaje de los gastos directos o del presupuesto total.

e) Impuestos: Dependiendo de la modalidad de contrato, se aplicará el IVA, o la retención a los honorarios profesionales.

5. Contratos.
Entre el equipo organizador y el mandante se establecerá un contrato, que, frecuentemente, se reduce a que el cliente firma el presupuesto en señal de aceptación. Por lo tanto, mientras más claramente se estipulen las formas de operación, además de los costos estimados, habrá menos posibilidades de conflicto entre las partes.
Existen dos modalidades de contrato básicas:

a) Suma Alzada: En un trabajo ejecutado a suma alzada, la agencia se compromete a realizar un evento cuyas características detalla lo más exhaustivamente posible, por una suma determinada.
Si el mandante solicita agregar o modificar algo que implique mayor costos, esto deberá acordarse también por escrito.
En este caso, la agencia asume los riesgos de mayores gastos e imprevistos, pero también tiene la posibilidad de mejores utilidades.

b) Administración: Si se trata de un trabajo realizado por administración, la agencia se comporta como un profesional que recibe honorario por una tarea determinada. En este caso, toda la facturación se hace con cargo directo al mandante, quien deberá asumir, también, los imprevistos. La agencia por lo tanto, no correrá riesgos y estarán preestablecidos.

Es posible acordar contratos en que ambas modalidades se entremezclen. Por ejemplo, en una exposición, todo lo que tiene que ver con el montaje de la misma puede establecerse como suma alzada y el resto de los rubros manejarse por administración.
También hay casos de donaciones, ya sea por auspiciadores u otras instituciones o personas. Y ocurre eventualmente, que parte de los insumos se reciban en consignación, es decir, que se pague lo que se utiliza efectivamente y se devuelva el resto. Pero en ambas situaciones, deberán considerarse estos rubros en el presupuesto estimativo.
Los costos reales del evento, calculados con posterioridad a éste, deberán compararse con lo estimado originalmente, lo que acrecentará nuestra experiencia para abordar futuros encargos. Este aspecto será un factor importante al evaluar el trabajo realizado.